Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Anders als ein PDF ist sie kein Bild einer Rechnung, sondern ein strukturierter Datensatz im XML-Format: Jede Angabe - Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung - steht in einem eindeutig definierten Feld und kann von Software automatisch gelesen, geprüft und verbucht werden.
Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss. Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung dieser Norm und wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt. Für Rechnungen an deutsche Behörden ist sie seit 2020 verbindlich - dort gehört auch die sogenannte Leitweg-ID hinein, die die Rechnung an die richtige Stelle innerhalb der Verwaltung steuert.
Eine XRechnung kann in zwei XML-Dialekten auftreten: UBL (Universal Business Language) oder UN/CEFACT CII. Beide transportieren dieselben Pflichtangaben nach EN 16931. Welche Variante Sie erhalten, entscheidet das System des Absenders - ein guter Viewer liest beide.
Sie bekommen eine Datei mit der Endung .xml, die sich im Editor kryptisch liest und im Browser nicht als Rechnung anzeigt. Das ist normal: Das Format ist für Maschinen gemacht. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, der die Daten wieder als Rechnung darstellt.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.