Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen annehmen können - und irgendwann liegt sie dann im Postfach: eine .xml-Datei, die sich nicht wie eine Rechnung öffnen lässt. Kein Grund zur Panik.
Endet die Datei auf .xml, ist es eine XRechnung (oder das XML-Innenleben einer ZUGFeRD-Rechnung). Ist es ein PDF, kann es eine ZUGFeRD-Hybridrechnung sein - das PDF können Sie normal lesen, aber die rechtlich maßgeblichen Daten stecken im eingebetteten XML.
Laden Sie die Datei in einen Viewer. Unserer zeigt Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuern und Zahlungsdaten übersichtlich an - egal ob UBL, CII oder Hybrid-PDF. Die Datei wird dabei nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert.
Der Prüfbericht kontrolliert die Rechnung gegen die Kernregeln der EN 16931 und der XRechnung: Stimmen die Summen rechnerisch? Sind Pflichtangaben wie USt-IdNr., Leitweg-ID oder Zahlungsdaten vorhanden? Ist die IBAN plausibel? Fehlerhafte Eingangsrechnungen können Sie so direkt beim Lieferanten reklamieren, bevor sie in der Buchhaltung landen.
E-Rechnungen sind wie Papierrechnungen aufbewahrungspflichtig - und zwar die Originaldatei, nicht nur ein Ausdruck. Legen Sie die XML- bzw. PDF-Datei also unverändert in Ihrer Ablage ab.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.